Assistenz (m/w/x) Back-Office im Referat "Wohnungsvergabe"

Vollzeit - 40 Wochenstunden | ab sofort | Bewerbungsfrist: 17.04.2023

Das Referat für Wohnungsvergabe ist verantwortlich für die Vormerkung der Wohnungswerber/innen und Vergabe von rund 17.000 Wohnungen im städtischen und gemeinnützigen Angebot: die Entgegennahme und Bearbeitung der Anträge, die Vormerkung von Wohnungswerber/innen, die Vergabe von Wohnungen, sowie für die Abwicklung von Anträgen von Wohnungstauschwerber/innen.

Aufgaben:

• Erteilen von telefonischen und persönlichen Auskünften an Wohnungswerber/innen sowie Weiterleitung an die entsprechenden Sachbearbeiter/innen
• Allgemeine Administration (z.B. Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz des Referats, Terminkoordination, Büroorganisation)
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Referentin
• Datenerhebung und Protokollführung
• Führung von Statistiken und Excel-Tabellen
• Urlaubsvertretung der Assistentin des Amtsvorstandes

Sie bringen mit:

• Abschluss einer Fachschule für wirtschaftliche Berufe, Handelsschule oder kaufmännischer Lehrabschluss
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Erfahrung im Kundenkontakt und damit verbundene Kommunikationsstärke
• Freundliches, bestimmtes Auftreten verbunden mit guten Umgangsformen
• Rasches Auffassungsvermögen, hohe Einsatzbereitschaft und selbstständige, genaue Arbeitsweise
• Grundkenntnisse in Buchhaltungsprogrammen und mit Datenbanken von Vorteil
• Verlässlichkeit, Belastbarkeit/Stressresistenz und Flexibilität
• Erfahrung im Back-Office Bereich von Vorteil
• Teamfähigkeit und Kooperationsfähigkeit
• Lern- und Weiterbildungsbereitschaft

Wir bieten:

• Flexibles Arbeiten (Gleitzeit)
• Mittagessenzuschuss von EUR 5,60 pro Tag
• Jobticket
• Vielfältige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Gesundheits- und Sportangebote
• Fixe 6. Urlaubswoche ab dem 43. Lebensjahr
• Betriebskinderkrippe
• Sicherer Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung

Entlohnung:

Der zu besetzende Dienstposten ist in der Entlohnungsgruppe c eingereiht. Das monatliche Mindestentgelt beträgt auf Basis von Vollbeschäftigung €2.563,80 brutto, dieses kann sich auf Grund der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten sowie durch sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Bezugs- bzw. Entlohnungsbestandteile erhöhen.
(Hinweis für interne BewerberInnen: Dienstklasse I-IV)

Bewerbung:

Mit Abgabe der Bewerbungsunterlagen bekunden Sie Ihre Bereitschaft zur Teilnahme an internen wie externen Evaluierungsverfahren und die Zustimmung zur automationsunterstützten Verarbeitung Ihrer Daten.

Die Stadtgemeinde Innsbruck strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles an. Frauen sind deshalb besonders eingeladen sich zu bewerben.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Ihre Ansprechperson: Victoria Klausner