Was tun, wenn die Chefin oder der Chef ausfällt?

Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Mazars Austria gibt fünf Tipps, die die Geschäftskontinuität sichern.

Wien - Krankheiten können jeden treffen, auch die Chefin oder den Chef. Fällt die führungsverantwortliche Person aufgrund von Krankheit oder Quarantäne aus, kann es Probleme geben. Vor allem in kleinen Unternehmen sind sie oft der Drehpunkt. "Die Chefs haben in solchen Betrieben eine zentrale Position. Sie sind für vieles zuständig und wissen viel, aber oft ist ihre Arbeit nicht dokumentiert. Das kann ein Unternehmen im Ernstfall in Turbulenzen bringen", sagt Stefan Szauer, Geschäftsführer der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei MazarsAustria. Mazars hat daher fünf Tipps ausgearbeitet, die die Geschäftskontinuität gerade auch in Krisensituationensichern:

1. Unternehmen krisensicher machen:
Das Ziel sollte es sein, sich als Geschäftsführer ersetzbar zu machen. Es gilt, eine agile Organisation aufzubauen, in der die Prozesse funktionieren, und sicherzustellen, dass der Betrieb weiterläuft. Unternehmen sollten die Krise auch als Chance nutzen und sich organisatorisch und personell zukunftsfähig aufstellen.

2. Digitalisierungsprozesse vorantreiben:
Quarantäne aufgrund von Corona bedeutet, dass die geschäftsführende Person von zu Hause aus arbeiten muss. Dafür müssen die Prozesse im Unternehmen digital laufen. Ein "Remote" Einstieg in die IT-Systeme muss überall sicher möglich sein, alle Unterlagen und Dokumente müssen sofort eingescannt und digital verarbeitet werden. Das gilt für große Konzerne genauso wie für einen kleinen, regionalen Malereibetrieb.

3. Entscheidungskompetenzen verteilen und regeln:
Es muss rechtzeitig gesichert werden, operative Entscheidungen auch ohne die führungsverantwortliche Person des Unternehmens zu treffen - entweder über einen zweiten Geschäftsführer oder einen Prokuristen, der das Unternehmen dann rechtlich vertreten darf. Diese Personen müssen auch bei der Bank legitimiert werden. Es sollte präzise und schriftlich festgelegt werden, wer welche Entscheidungen alleine treffen kann - ebenso, welche nicht. Auch Geschäftspartnern sollte die Vertretung für Krisen vorgestellt werden.

4. Dokumentieren und kommunzieren:
Gerade bei Auftragsanbahnungen oder Personalfragen bleibt die Arbeit des Eigentümers, vor allem kleinerer Unternehmen, meist nicht dokumentiert. Die Folge: Im Ernstfall herrscht großes Rätselraten. Ein regelmäßiger Jour-fixe (auch über Videokonferenz) kann für einen gleichen Wissensstand sorgen. So können Vertreter oder Bevollmächtigte rasch anknüpfen und weiterarbeiten.

5. Notfallplan testen:
Jeder Notfallplan und die darin vorgesehenen Vertretungen und Prozesse müssen getestet werden, zum Beispiel, wenn der Chef einmal länger auf Urlaub ist. Nur so ist gesichert, dass der Plan auch in der Realität funktioniert.

Erschienen am 31.10.2020 in der Tiroler Tageszeitung