Zeitfresser im Job: Was die Arbeit unterbricht

E-Mails, Anrufe, Kollegen, Internet: Durch Zeitfresser sinkt die Produktivität. Aber wie mindert man Störfaktoren?

Innsbruck - Fast jeder kennt es: Verschiedene Arbeitsaufgaben stehen täglich im Job in Konkurrenz zueinander. Nicht nur neue E-Mails, auch Anrufe am Smartphone oder via Skype, Kollegen, die bei der Kaffeemaschine ein Gespräch beginnen, oder Social Media und Internet tragen dazu bei, dass die Konzentration und dadurch schlussendlich die Produktivität sinkt. Aber wie können die Zeitfresser gebändigt werden?

1. Zeitfresser E-Mails: Die E-Mail-Flut gehört zweifelsohne zu den größten Ablenkungen im Büro. Eine bewährte Strategie ist es, im E-Mail-Chaos für mehr Struktur zu sorgen: Fixe Zeiten für das Checken des Posteingangs, beispielsweise dreimal täglich (morgens, mittags, abends) sowie das Abschalten des Tons und des Pop-up-Fensters helfen dabei, nicht andauernd beim konzentrierten Arbeiten unterbrochen zu werden. Apropos E-Mail-Flut: Zweckdienlich ist es zudem, ein E-Mail-Pingpong zu vermeiden. Spätestens nach der zweiten Antwort-Mail macht meist ein Griff zum Telefonhörer mehr Sinn.

2. Zeitfresser Anrufe: Auch hier hilft es, Prioritäten zu setzen: Wer gerade konzentriert an etwas arbeitet und durch das Läuten des Telefons unterbrochen wird, kann sagen, dass er später zurückruft. Im Normalfall wird das kein Problem sein.

3. Zeitfresser Kollegen: Smalltalk und Flurgespräche gehören zum Job dazu, fördern den Teamgedanken und stellen oftmals einen notwendigen Ausgleich zur Arbeit dar. Bei besonders gesprächsbereiten Kollegen fällt es oft schwer,diese zu unterbrechen und auf später zu vertrösten. Aber nur Mut: Genauso wie manches Mal ein "Nein" herhalten muss, können Kollegen auch auf einen Plausch warten. Wer bewusst Zeit für Unterbrechungen, sei es eine Kaffee-,Zigarettenpause oder einen Tratsch, einplant, trägt enorm zur Einhaltung des eigenen Zeitplans bei. 4. Zeitfresser Internet und Social Media: Nachrichten online lesen, private E-Mails checken oder auf Facebook die neuesten Posts durchscrollen: Auch hier gilt es, sich für derartige Unterbrechungen bewusste Pausen vorzunehmen, aber nicht zu viele.

5. Zeitfresser fehlende Prioritäten: Wer sich kurz vor Feierabend eine To-do-Liste - sortiert nach Prioritäten - für den nächsten Tag schreibt, hat danach nicht nur den Kopf frei, sondern einen guten Plan für den folgenden Arbeitstag. Sollten am nächsten Tag nicht alle To-Dos geschafft werden, hat man zumindest die wichtigsten Punkte der Liste erledigt.

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Von Nina Zacke, erschienen am 15.02.2020 in der Tiroler Tageszeitung