Assistenz & Site Management (m/w/d), 20-40 Wochenstunden

Unser Office & Site Organization-Team bietet unseren Wissenschaftler:innen umfassende administrative Unterstützung und damit den Raum, sich auf die Entwicklung bahnbrechender Therapien zu konzentrieren. An der Schnittstelle zwischen Büro und Labor suchen wir eine:n engagierte:n und verlässliche:n Teamplayer im Bereich

Assistenz & Site Management (m/w/d)
20-40 Wochenstunden

Ihre Aufgaben:

• Proaktive Erledigung der klassischen Sekretariatsagenden wie Korrespondenz, Telefon, Post, Empfang, Termin- und Reiseorganisation, Dokumentenmanagement und Datenablage, Pflege interner Datenbanken
• Organisation und Abwicklung von Bestellungen und Lieferungen, insbesondere von Labor-Materialien, digitale Lagerverwaltung zusammen mit einem Team von Laborassistentinnen
• Digitalisierung, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung, Mitarbeit bei der Organisation und Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Unterstützung bei der Verwaltung und Abrechnung geförderter Forschungsprojekte
• Koordination und Verwaltung von IT-Angelegenheiten, Schnittstelle zur IT-Organisation von Boehringer Ingelheim
• Unterstützung im Bereich Personalverwaltung (z.B. Kontrolle von Arbeitszeitaufzeichnungen, Verwaltung von Urlauben) und Datenschutz, ggf. als Datenschutzbeauftrage: r
• Unterstützung der Geschäftsführung bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Unterstützung im Bereich Facility Management und Labororganisation, bei der Verwaltung, Dokumentation und ggf. Gefährdungsbeurteilung von Chemikalien, Behördeninteraktionen, ggf. Übernahme der Rolle des Brandschutzbeauftragten

Ihre Qualifikation:

• Der ausgeschriebenen Stelle entsprechende Berufserfahrung und ggf. Ausbildung, gerne auch Quereinstieg aus dem Life Science Bereich, Grundverständnis für die Abläufe in einem biologischen Forschungslabor bzw. eigene praktische Laborerfahrung von Vorteil aber keine Voraussetzung
• Organisationsprofi mit Hands-on Mentalität und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten
• Genaue und strukturierte Arbeitsweise mit Blick fürs Detail
• Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion, Eigenverantwortung und Mitdenken gehören zu Ihren Stärken
• Routinierter Umgang mit den herkömmlichen MS-Office Anwendungen und ein hohes Zahlenverständnis
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
• Teamplayer mit Sinn für Humor, Improvisationstalent sowie Interesse, sich in einem komplexen Umfeld ein breites interdisziplinäres Fachwissen anzueignen

Unser Angebot:

• Wir bieten eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit mit Perspektive in einem ambitionierten und gutgelaunten internationalen Team, ein freundliches und wertschätzendes Arbeitsklima in einem hellen und modernen Arbeitsumfeld.
• Sie erhalten Einblick in die Entwicklung einer neuartigen Krebstherapie von der frühen Entwicklung bis hin zur Erprobung in Patienten. Nach fundierter Einarbeitung übernehmen Sie ein wichtiges Aufgabengebiet und tragen so an der Schnittstelle zwischen Administration und Laborteam zu einem gemeinsamen Erfolg entscheidend bei.
• Sie arbeiten in der konzentrierten, wissenschaftsgetriebenen Atmosphäre eines kleinen Biotech-Unternehmens mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, und profitieren gleichzeitig davon, Teil der globalen Gruppe von Boehringer Ingelheim zu sein, einem der Top 20 Unternehmen der Pharmaindustrie weltweit.
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie ein attraktives Gehalts- und Benefitpaket. Die Vergütung für diese Position startet bei € 42.000,00 brutto pro Jahr (Vollzeit), zzgl. eines variablen Anteils, Zulagen und attraktiver Sozialleistungen (z.B. Öffiticket, Verpflegungszuschuss, Teamevents, Gesundheits- und Sportangebote). In die tatsächliche Gehaltsfindung beziehen wir Ihre fachlichen sowie persönlichen Kompetenzen und einschlägige Berufserfahrung mit ein.
• Für diese Position ist ein Ausmaß von insgesamt 40 Wochenstunden (Gleitzeit) vorgesehen. Wir werden entweder 1 Stelle mit 30-40 Wochenstunden oder 2 Stellen mit jeweils 20 Wochenstunden besetzten. Der Aufgabenbereich wird sich entsprechend dem Stundenausmaß anpassen.